कवर लेटर को कैसे फॉर्मेट करें

सामग्री - आपका कौशल, ज्ञान, योग्यता, उपलब्धियां, अनुभव - यह, स्वाभाविक रूप से, आपके कवर पत्र को लिखते समय वास्तव में क्या मायने रखता है। लेकिन इसकी प्रस्तुति कभी-कभी उतनी ही महत्वपूर्ण होती है।

सब के बाद, एक अव्यवस्थित, गन्दा और खराब संरचित पत्र आपको कहीं नहीं मिलेगा, और आप निश्चिंत हो सकते हैं कि काम पर रखने वाले प्रबंधक भी इसे पढ़ने से परेशान नहीं होंगे। वे दूसरे उम्मीदवार को नियुक्त करना पसंद करेंगे जिनके पत्र को बेहतर स्वरूपित किया गया है, भले ही आप भूमिका के लिए बेहतर योग्य हों।

यह सुनिश्चित करने के लिए कि आप एक बार के जीवनकाल, कैरियर-बदलते अवसर को याद नहीं करते हैं, हमने आपको सही फ़ॉन्ट चुनने में मदद करने के लिए निम्नलिखित युक्तियां दी हैं, पर्याप्त सफेद स्थान का उपयोग करें और बहुत कुछ!

यहाँ कैसे एक पत्र को प्रारूपित करने के लिए है!

1. एक शीर्षक जोड़ें

पहले चीजें, हमेशा सुनिश्चित करें कि आप अपने पत्र में अपनी संपर्क जानकारी (नाम, घर का पता, टेलीफोन नंबर, ईमेल पता, वेबसाइट यूआरएल और सोशल मीडिया लिंक) के साथ एक शीर्षक शामिल करें। इसे पृष्ठ के शीर्ष पर रखा जाना चाहिए।

यदि आप अपना पत्र ईमेल के मुख्य भाग में भेज रहे हैं, तो आपको संदेश के अंत में अपने हस्ताक्षर के बाद अपनी संपर्क जानकारी शामिल करनी चाहिए। जरूरी नहीं कि आपको अपना ईमेल पता शामिल करना पड़े (एचआर प्रबंधक इसे '' से '' फ़ील्ड में आसानी से पा सकता है), लेकिन अगर आप ऐसा करेंगे तो किसी को भी दुख नहीं होगा।

2. एक स्पष्ट संरचना का पालन करें

आपको अपने कवर पत्र को निम्नलिखित वर्गों में व्यवस्थित करना चाहिए:

• सलाम - उदाहरण: 'प्रिय श्री हायरिंग मैनेजर'
• पहला पैराग्राफ - अपना परिचय दें और उस पद का उल्लेख करें जिसके लिए आप आवेदन कर रहे हैं और जहां आपको विज्ञापन मिला है
• मध्य अनुच्छेद (ओं) - वर्णन करें कि आप टेबल पर क्या लाते हैं और भूमिका के लिए उपयुक्त योग्यता का प्रदर्शन करने वाले प्रमुख कौशल, योग्यता और उपलब्धियों का उल्लेख करते हैं
• अंतिम पैराग्राफ - एचआर प्रबंधक को उनके विचार के लिए धन्यवाद देकर पत्र को समाप्त करें
• मानार्थ करीब - जैसे: 'सबसे अच्छा संबंध'
• हस्ताक्षर - आपका हस्तलिखित हस्ताक्षर (यदि एक हार्ड कॉपी पत्र भेज रहा है) और टाइप किया हुआ नाम

3. बुलेट पॉइंट का उपयोग करें

आपके पत्र के मुख्य भाग में 3-6 बुलेट पॉइंट्स जोड़ना महत्वपूर्ण कौशल, योग्यता और उपलब्धियों को आसानी से सूचना के सुपाच्य विखंडू में उजागर करने का एक शानदार तरीका है - विशेष रूप से विचार करते हुए कि कैसे, एक अध्ययन के अनुसार, काम पर रखने वाले प्रबंधकों को एक आवेदन की समीक्षा करने में मात्र छह सेकंड का समय लगता है इसे 'यस' या 'नो' के ढेर में ले जाने से पहले।

सामान्य तौर पर, आपको:

• संक्षिप्त वाक्यांशों या कथनों का उपयोग करें
• प्रत्येक गोली को क्रिया क्रिया से शुरू करें
• उदाहरण के लिए, सरल गोलियों (हलकों, हाइफ़न आदि) का उपयोग करें और दिल की तरह कायरतापूर्ण आकृतियों से बचें
• अपने पत्र के बीच में अपनी बुलेट सूची शामिल करें
• प्रत्येक आइटम के अंत में एक पूर्ण विराम जोड़ें (वैकल्पिक)

4. इसे छोटा रखें

अधिक जानकारी और, इसलिए, आपके द्वारा शामिल किया गया पाठ, आपके पत्र को देखने के लिए अधिक क्लॉट किया गया। आपके पत्र को एक से अधिक पेज में नौकरी के लिए आपके सबसे अधिक प्रासंगिक कौशल और योग्यता को उजागर करना चाहिए। आमतौर पर, यह इस से छोटा होना चाहिए - लगभग आधा पृष्ठ। यह कहने के बाद, सुनिश्चित करें कि यह बहुत छोटा नहीं है ।

5. राइट फॉन्ट चुनें

जब आपके कवर पत्र के लिए एक फ़ॉन्ट चुनने की बात आती है, तो आपका सबसे अच्छा शर्त एक फ़ॉन्ट का उपयोग करना है जो सरल है और, सबसे ऊपर, पढ़ने में बहुत आसान है, जैसे एरियल, बुक एंटीक, कैलीबरी, कैम्ब्रिया, गारमैंड, हेलवेटिका, ओपन संस, टाइम्स न्यू रोमन या वरदाना। दिन के अंत में, हालांकि, यह वास्तव में व्यक्तिगत पसंद की बात है, लेकिन आप जो भी करते हैं, कृपया - कृपया - कॉमिक संस का उपयोग करने से बचें! पूरे पत्र में अपने आप को केवल एक फ़ॉन्ट तक सीमित रखना और अपने CV में उपयोग किए गए एक का उपयोग करने का प्रयास करना याद रखें।

फ़ॉन्ट आकार के लिए, अंगूठे का सामान्य नियम 10 और 12 बिंदुओं के बीच रहना है।

6. कलर्स से सावधान रहें

आप थोड़ा रचनात्मक पाने के लिए और अपने कवर पत्र में कुछ रंग जोड़ने का फैसला कर सकते हैं, और इसमें वास्तव में कुछ भी गलत नहीं है - जब तक कि निश्चित रूप से, आपकी योजना इसे एक विशाल इंद्रधनुष में बदलना है!

सामान्यतया, आपको रंगों का संयम से उपयोग करना चाहिए और उज्ज्वल रंग और रंगों से बचना चाहिए। यदि संदेह है, तो बस एक काले-पर-सफेद रंग योजना (काले पाठ और सफेद कागज) से चिपके रहें।

7. अपना मार्जिन सेट करें

दस्तावेज़ के सभी पक्षों पर मानक 1 "मार्जिन का उपयोग करना सबसे अच्छा है। यह आपके पत्र को एक अस्पष्ट रूप और रूप देगा, और यह बहुत सारे सफेद स्थान भी प्रदान करेगा (उस पर बाद में)। यदि आपको एक पेज पर सब कुछ फिट करने में परेशानी हो रही है, तो आप छोटे मार्जिन (0.5 तक) का उपयोग कर सकते हैं, लेकिन सुनिश्चित करें कि आप सुसंगत हैं। अंतरिक्ष को बचाने के लिए पैराग्राफ न करना एक और बढ़िया तरीका है।

8. रिक्ति अधिकार प्राप्त करें

चाहे आप एक ईमेल या एक भौतिक पत्र भेज रहे हों, सुनिश्चित करें कि आपको रिक्ति सही है। एक सामान्य दिशानिर्देश के रूप में, आपको पैराग्राफ और पत्र के हर अनुभाग के बीच एक ही स्थान जोड़ना चाहिए। उदाहरण के लिए, आपके पते और तारीख के बीच एक स्थान होना चाहिए, अभिवादन और पहले पैराग्राफ के बीच एक स्थान, आदि।

9. एक समान संरेखण बनाए रखें

हम सभी जानते हैं कि हिट गाना क्या है:

बाएं के बाईं ओर
सब कुछ आप एक बॉक्स में बाईं ओर के मालिक हैं

एक वैकल्पिक ब्रह्मांड में, हालांकि, बेयोंस वास्तव में गाते हैं:

बाएं के बाईं ओर
सब कुछ बाईं ओर संरेखित हो गया है

याद रखें: सभी दस्तावेज़ आमतौर पर बाईं ओर संरेखित होते हैं, इसलिए 'मानदंड' का पालन करने से आपका पत्र अधिक पठनीय हो जाता है।

10. व्हाइट स्पेस से भरपूर छोड़ दें

श्वेत स्थान, या नकारात्मक स्थान, किसी भी दस्तावेज़ का एक भाग है जिसे अप्रयुक्त छोड़ दिया जाता है, और आपके कवर पत्र के डिजाइन पर विचार करते समय यह एक महत्वपूर्ण विशेषता है। सौंदर्य संबंधी लाभों से परे यह प्रदान कर सकता है, यह सुगमता भी बढ़ाता है, मानव संसाधन प्रबंधकों को यह समझने में मदद करता है कि वे क्या पढ़ रहे हैं और यह सुनिश्चित करता है कि पाठक का ध्यान सही जानकारी की ओर आकर्षित हो।

11. उदाहरणों का उपयोग करें

यदि आपको अपने पत्र को प्रारूपित करने, डिजाइन करने और आम तौर पर लिखने में समस्या हो रही है, तो थोड़ी प्रेरणा के लिए कवर पत्र उदाहरणों और टेम्पलेट्स की हमारी सूची देखें। वैकल्पिक रूप से, आप एक ऑनलाइन सीवी और कवर पत्र लेखन सेवा का उपयोग करना चुन सकते हैं, या एक मुफ्त टेम्पलेट डाउनलोड कर सकते हैं और बस अपने आप को रिक्त स्थान भर सकते हैं।

12. अपने सीवी के डिजाइन को लागू करें

याद रखें: आपका कवर पत्र मूल रूप से आपके CV का स्पिन-ऑफ है, इसलिए यह आवश्यक है कि आप एक समान डिज़ाइन का उपयोग करें। उदाहरण के लिए, यदि आप अपने सीवी पर 12 बिंदुओं पर टाइम्स न्यू रोमन के लिए फ़ॉन्ट सेट करते हैं या आपने अपना लोगो शामिल किया है, तो सुनिश्चित करें कि आप अपने कवर पत्र पर भी ऐसा ही करते हैं। यह स्थिरता दिखाता है और यह आपके व्यक्तिगत ब्रांड को मजबूत करने में भी मदद करता है।

13. आवेदक ट्रैकिंग सिस्टम के लिए प्रारूप

आवेदक ट्रैकिंग सिस्टम, या एटीएस शॉर्ट के लिए, सीवी को स्क्रीन करने और विशिष्ट कीवर्ड के लिए पत्र और अपने कौशल और अनुभव के आधार पर उम्मीदवारों को रैंक करने के लिए डिज़ाइन किए गए हैं। उदाहरण के लिए, पढ़ने के लिए कठिन है कि एक विचित्र फ़ॉन्ट का उपयोग, केवल एटीएस को भ्रमित करेगा और इसलिए, आपको शुरू करने से पहले ही आपको रनिंग से बाहर ले जाएगा। याद रखें: एटीएस को सरल पाठ पढ़ने के लिए डिज़ाइन किया गया है, न कि फैंसी स्वरूपण।

14. हाथ से हस्ताक्षर

यदि आप घोंघा मेल द्वारा अपने कवर पत्र की एक हार्ड कॉपी भेज रहे हैं, तो सुनिश्चित करें कि आप इसे भेजने से पहले हाथ से ('ईमानदारी से और आपके टाइप किए गए नाम के बीच के स्थान में) पर हस्ताक्षर करें। यह बस एक अधिक व्यक्तिगत (साथ ही पेशेवर) स्पर्श जोड़ता है।

15. पेपर चॉइस से सावधान रहें

जबकि अधिकांश लोग गुलाबी, सुगंधित कागज का उपयोग नहीं करना जानते हैं, मुझे लगता है कि मुझे यह इंगित करना चाहिए कि अपरंपरागत पेपर विकल्प आपके मुद्रित कवर पत्र को पढ़ने वाले व्यक्ति को प्रभावित नहीं करेंगे। 100gsm और 120gsm के बीच सादे, सफेद (या हाथीदांत या क्रीम) A4 पेपर से चिपकना सबसे अच्छा है। अपने CV के लिए उसी तरह के पेपर का उपयोग करना याद रखें!

उस नोट पर, जब आपके कवर पत्र (आपके सीवी के साथ) मेल करते हैं, तो अच्छी गुणवत्ता वाले लिफाफे का उपयोग करें।

16. संपादित करें और प्रूफरीड

सबसे बड़ी भूलों में से एक नौकरी करने वालों को काम पर रखने वाले प्रबंधक को भेजने से पहले अपने कवर पत्र को प्रूफरीट करना भूल जाता है। अपने पत्र पर जाने के लिए परिवार और दोस्तों से पूछना भी एक अच्छा विचार है जो आपके द्वारा याद किए गए किसी भी संभावित शर्मनाक टाइपो को पकड़ने में सक्षम हो सकते हैं। मुझे यकीन है कि आप सभी ने उस लड़के के बारे में सुना होगा जिसने अंग्रेजी और पालक में अपने प्रवाह के बारे में डींग मारी थी!

17. एक पीडीएफ के रूप में सहेजें

फ़ाइल स्वरूप जिसमें आप अपने कवर पत्र को बचाने के लिए चुनते हैं, काफी स्वाभाविक रूप से, एक मात्र बाद में - लेकिन उस पर एक बहुत महत्वपूर्ण है। यह विशेष रूप से सच है यदि आपने अपने पत्र में एक फैंसी फ़ॉन्ट या डिज़ाइन तत्व का उपयोग किया है जो नियोक्ता के कंप्यूटर द्वारा समर्थित नहीं हो सकता है। यही कारण है कि एक पीडीएफ के रूप में अपने तैयार दस्तावेज़ को सहेजना आवश्यक है, क्योंकि ऐसा करने से सब कुछ ठीक रहता है और यह सुनिश्चित करता है कि कोई भी स्वरूपण समस्या उत्पन्न न हो।

यह कहने के बाद कि, नौकरी विज्ञापन में केवल वर्ड डॉक्स की आवश्यकता हो सकती है - इसलिए, सुनिश्चित करें कि आप एक सार्वभौमिक फ़ॉन्ट और बैकअप के रूप में सरल डिजाइन के साथ एक मूल पत्र बनाकर वितरित करें।

क्या आपके पास कोई कवर पत्र प्रारूपण युक्तियां हैं जो आप हमारे साथ साझा करना चाहते हैं? नीचे बातचीत में शामिल हों और हमें बताएं!

अपने CV को स्वरूपित करने और लिखने के कुछ उत्कृष्ट सुझावों के लिए हमारे व्यापक सीवी लेखन मार्गदर्शिका की जांच करना न भूलें ।