ऑफिस मैनेजर कैसे बनें

हाल के वर्षों में, कार्यालय प्रबंधकों के लिए अनुरोध बढ़ रहा है, बड़े व्यवसायों को कार्यालय की उत्पादकता और दिन-प्रतिदिन के कर्तव्यों का ध्यान रखने के लिए एक उच्च कुशल व्यक्ति की आवश्यकता होती है। इस कैरियर पथ को विस्तार, संगठनात्मक कौशल और सबसे महत्वपूर्ण रूप से एक व्यक्ति के चरित्र पर बहुत ध्यान देने की आवश्यकता है, जो किसी का भी स्वागत महसूस करेगा।

यदि यह आपको लगता है और आप किसी भी स्थिति में एक व्यक्ति के रूप में जाने का आनंद लेते हैं, तो यह जानने के लिए नीचे पढ़ें कि यह भूमिका वास्तव में क्या है, और आप एक आदर्श कार्यालय प्रबंधक सीवी कैसे बना सकते हैं।

1. पेशे पर शोध

यदि आप इस पेशे में अपना कैरियर बनाना चाहते हैं, तो यह पता लगाना महत्वपूर्ण है कि आपकी ज़िम्मेदारियाँ क्या होंगी और आप अपने आप को किस प्रकार के काम के माहौल में पाएंगे, साथ ही साथ यदि आपके पास क्या है

नौकरी का विवरण

एक कार्यालय प्रबंधक के कर्तव्यों में बड़े पैमाने पर अंतर होता है, लेकिन वे मुख्य रूप से कार्यालय के कर्मचारियों के काम को व्यवस्थित करने और पर्यवेक्षण के प्रभारी होते हैं। वे सुनिश्चित करते हैं कि सब कुछ सुचारू रूप से चल रहा है, जिसमें सुविधाओं की स्वच्छता, कार्यालय स्टॉक आपूर्ति स्तर और विक्रेता घटनाओं और वार्षिक बैठकों की योजना शामिल है।

कई अन्य कार्यों के लिए, कार्यालय प्रबंधक आमतौर पर इसके लिए जिम्मेदार होते हैं:

  • कंपनी के कैलेंडर का आयोजन और रखरखाव, जिसमें कार्यकारी स्तर के कर्मचारियों के लिए बैठकों का समय-निर्धारण, साथ ही पूरे कार्यालय के लिए कैलेंडर कार्यक्रम शामिल होंगे।
  • मेल और महत्वपूर्ण पैकेजों सहित कार्यालय के अंदर और बाहर पत्राचार की व्यवस्था करना। इसमें कार्यालय कर्मियों की ओर से लापता पार्सल या शिकायतों से निपटना भी शामिल होगा।
  • किसी भी काम से संबंधित यात्राओं के लिए व्यावसायिक अधिकारियों के लिए परिवहन और आवास व्यवस्था का समन्वय करना।
  • स्टेशनरी का स्टॉक बनाए रखना और कार्यालय को प्रस्तुत करना।
  • सचिवों और लिपिक श्रमिकों सहित प्रशासनिक टीम के काम का पर्यवेक्षण और निगरानी करना। जहाँ आवश्यक हो मार्गदर्शन और प्रतिनिधि कार्य करना।
  • ऑफिस की खरीदारी के लिए बजट का प्रबंध, स्टेशनरी, कॉफी और चाय से लेकर रखरखाव और आईटी खर्च तक कुछ भी।
  • एजेंडा के निर्माण और वितरण, साथ ही मिनट लेने सहित बोर्ड बैठकों की तैयारी और निष्पादन में सहायता करना।
  • सभी दस्तावेजों को सही ढंग से सहेजने के लिए कागज और ऑनलाइन फाइलिंग सिस्टम को प्रबंधित करना।
  • प्रक्रियाओं का विकास करना और सभी कर्मचारियों के पालन के लिए नई प्रणालियों को लागू करना।
  • नए कर्मचारियों को उनके काम करने के लिए आवश्यक उपकरण देकर उन्हें इंडक्शन का हिस्सा बनाने और बाहर निकालने में मदद करना।
  • विद्युत उपकरणों के लिए नियमित परीक्षण की व्यवस्था करना।
  • पूरी कंपनी जैसे क्रिसमस पार्टी, वार्षिक गेंदों आदि के लिए समन्वय और नियोजन कार्यक्रम
  • कंपनी के भीतर प्रबंधकों और अधिकारियों के लिए प्रस्तुतियाँ या पत्र तैयार करना।

आवश्यक कौशल और योग्यता

एक सफल ऑफिस मैनेजर बनने के लिए, आपके पास कुछ कौशल और गुण होने चाहिए। वे आम तौर पर निम्नलिखित शामिल हैं:

  • संचार कौशल: जैसा कि आप सहकर्मियों से लेकर वरिष्ठ प्रबंधन, ग्राहकों और आपूर्तिकर्ताओं तक भारी मात्रा में काम कर रहे हैं, आपको उन सभी के बीच प्रभावी ढंग से संवाद करने में सक्षम होने की आवश्यकता होगी।
  • विस्तार से ध्यान दें: आपको हर चीज का विश्लेषण करने में सक्षम होना चाहिए और सुनिश्चित करें कि आप कोई भी लापरवाह गलती नहीं कर रहे हैं। महत्वपूर्ण रिपोर्टों और दस्तावेजों पर काम करते समय विस्तार पर ध्यान देना महत्वपूर्ण है।
  • नेतृत्व कौशल: जैसा कि आप प्रशासनिक टीम के समन्वय के प्रभारी होंगे, आपको प्रतिनिधि और प्रत्यक्ष करने के लिए प्रमुख नेतृत्व कौशल की आवश्यकता होगी।
  • विश्लेषणात्मक कौशल: आप बजट और रखरखाव के प्रभारी होंगे, जिसका अर्थ है कि आपको यह निर्धारित करने में सक्षम होना चाहिए कि कंपनी कहाँ ओवरस्पेंडिंग कर रही है और आप लागत में कटौती करने और पैसे बचाने के लिए क्या कर सकते हैं।
  • संगठनात्मक कौशल: आपको कई अलग-अलग कार्यों से आगे बढ़ने की आवश्यकता होगी और मल्टी-टास्किंग के दौरान सब कुछ रखने में सक्षम होना चाहिए।
  • आईटी कौशल: आपको Microsoft Office सुइट और आउटलुक का उपयोग करने के लिए महान ज्ञान और अभ्यास की आवश्यकता होगी।
  • पारस्परिक कौशल: एक कार्यालय प्रबंधक में जीवन के सभी क्षेत्रों के लोगों के बीच सहजता से विश्वास करने की क्षमता होनी चाहिए, वे एक दृष्टिकोण और अनुकूल चरित्र होना चाहिए।
  • समय प्रबंधन कौशल: एक कार्यालय प्रबंधक के रूप में, आप केवल अपने स्वयं के कार्यक्रम का प्रबंधन नहीं करेंगे, बल्कि दूसरों के लिए भी, जिसके कारण आपको महान समय प्रबंधन की आवश्यकता है। आपको अपने दैनिक कार्यक्रम में काम करने में सक्षम होना चाहिए और अपने कार्यों को समय पर पूरा करना चाहिए।
  • समस्या को सुलझाने के कौशल: जैसा कि आप कार्यालय के सुचारू संचालन को सुनिश्चित करने के लिए जिम्मेदार होंगे, आपको अपने पैरों पर सोचने और समाधान के साथ आने में सक्षम होने की आवश्यकता होगी - तेज़!

काम के घंटे और शर्तें

यदि आप 9-5 घंटे सेट करना चाहते हैं, तो यह फ्रंट डेस्क प्रोफेशन आपके लिए आदर्श है! आप आम तौर पर एक घंटे के लंच ब्रेक सहित 35- 40 घंटे का सप्ताह काम करेंगे। ऐसे अवसर होंगे जो आपको ओवरटाइम करने के लिए आवश्यक हो सकते हैं, लेकिन यह उस संगठन पर निर्भर करेगा जिसके लिए आप काम कर रहे हैं। अंतिम-मिनट के आपातकाल के मामले में लचीला रहना महत्वपूर्ण है, जिसे आप संभालने के लिए जिम्मेदार होंगे। आखिरकार, आप कार्यालय में जाने वाले व्यक्ति हैं!

वेतन संभावनाएँ

किसी भी अन्य नौकरी की भूमिका के साथ, वेतन पिछले अनुभव, योग्यता और स्थान के आधार पर कंपनी से कंपनी में भिन्न होगा। हालाँकि, अमेरिका में PayScale के अनुसार औसत वेतन $ 46, 156 और £ 24, 327 है। बेशक, एक बार जब आप नौकरी की भूमिका में अधिक अनुभवी होते हैं, तो प्रगति के लिए जगह होगी और आप साल-दर-साल वेतन वृद्धि की उम्मीद करेंगे।

2. योग्यता प्राप्त करें

एक कार्यालय प्रबंधन की स्थिति में काम करने के लिए, आपको गणित, अंग्रेजी और व्यवसाय में ए-स्तर सहित कम से कम एक हाई-स्कूल डिप्लोमा की आवश्यकता होगी। आमतौर पर यह सलाह दी जाती है कि व्यावसायिक अध्ययन, व्यवसाय प्रशासन, लेखा या मानव संसाधन प्रबंधन में स्नातक की डिग्री या समकक्ष प्राप्त करें जो एक स्पष्ट तस्वीर देगा कि संगठन एक पूरे के रूप में कैसे काम करेगा।

वैकल्पिक रूप से, आप प्रबंधन प्रमाणपत्र पूरा कर सकते हैं; अंतर्राष्ट्रीय सुविधा प्रबंधन संघ उन लोगों के लिए सीएफएम (प्रमाणित सुविधा प्रबंधक) प्रदान करता है जो प्रबंधक बनना चाहते हैं। यदि आप एक सक्रिय सदस्य बनने का निर्णय लेते हैं, तो आपको हर तीन साल में एक परीक्षा पास करनी होगी और शैक्षिक गतिविधियाँ पूरी करनी होंगी।

3. अपनी पहली नौकरी भूमि

अपने बेल्ट के तहत एक प्रशासनिक भूमिका में कुछ वर्षों के अनुभव के बिना, यह अत्यधिक संभावना नहीं है कि आप सीधे कार्यालय प्रबंधक की स्थिति में कूद जाएंगे। इसके बजाय, आपको समय प्रबंधन, नेतृत्व कौशल और सामान्य कार्यालय कर्तव्यों - आदर्श कार्यालय प्रबंधक सीवी के सभी प्रमुख घटकों के एक सिद्ध ट्रैक-रिकॉर्ड की आवश्यकता होगी।

इंटर्नशिप किसी भी उच्च शिक्षा के बिना एक स्थिति की तलाश करने वाले नौकरी खोजकर्ता के लिए एक अच्छा प्रारंभिक बिंदु होगा। यह आपको कार्यालय के वातावरण के भीतर हाथों के काम के अनुभव को प्राप्त करने की अनुमति देगा और इससे पूर्णकालिक स्थिति की संभावना होगी।

वैकल्पिक रूप से, आप प्रशासनिक सहायक भूमिकाओं के लिए आवेदन कर सकते हैं, जहाँ आप कार्यालय प्रबंधक को दिन-प्रतिदिन के कार्यों में मदद करेंगे जिससे आप अपने संगठन के भीतर कैरियर की सीढ़ी पर चढ़ सकें।

4. अपने कैरियर का विकास करना

कार्यालय प्रबंधक बनने के लिए, आपको प्रबंधक स्तर पर आगे बढ़ने से पहले ही अपने संबंधित क्षेत्र में कई वर्षों का अनुभव प्राप्त हो जाएगा।

एक बार जब आप उस स्थिति में होते हैं, तब भी, आगे बढ़ने के अवसर होते हैं। आप अधिक जिम्मेदारी ले सकते हैं और एक बड़ी टीम, एक अतिरिक्त कार्यालय, या अधिक वरिष्ठ स्तर की स्थिति में काम कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, आप सामग्री टीम के प्रबंधन से लेकर पूरे विपणन विभाग तक स्थानांतरित हो सकते हैं।

यदि आपको लगता है कि आपके पास एक टीम को प्रभावी ढंग से प्रबंधित करने और एक कार्यालय और प्रक्रियाओं में वास्तविक योगदान देने के लिए क्या है, तो कार्यालय प्रबंधक के रूप में एक कैरियर आपके लिए आदर्श है। आप न केवल अपनी कड़ी मेहनत के भौतिक परिणाम देखेंगे, बल्कि प्रक्रिया में महत्वपूर्ण संबंध भी बनाएंगे।

क्या आप एक प्रशासनिक सहायक हैं जो कार्यालय प्रबंधक बनना चाहते हैं? यदि हां, तो हमें बताएं कि नीचे दिए गए अनुभाग में आप अपने लक्ष्यों तक पहुंचने के लिए क्या कदम उठा रहे हैं।

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