जैसे-जैसे आधुनिक कार्यस्थल विकसित होता जा रहा है, वैसे-वैसे परियोजना प्रबंधन की नाजुक कला भी। चला गया दिन के बाद यह व्हाइटबोर्ड में नोटों की चलती है; व्यवसाय अब सबसे कुशल और लागत प्रभावी उपकरणों की तलाश में हैं, क्योंकि वे अपने वर्कफ़्लो को सुव्यवस्थित करने और कम करने से अधिक प्राप्त करने की कोशिश करते हैं।
प्रोजेक्ट मैनेजमेंट सॉफ्टवेयर इन सभी बॉक्स को टिक करता है। व्यवसाय या व्यापक उद्योग के बावजूद, किसी भी संगठन की आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए इसे आसानी से अनुकूलित और tweaked किया जा सकता है। फिर भी, स्वाभाविक रूप से, कुछ टीमें संकोच कर सकती हैं। परिवर्तन का प्रतिरोध मानव स्वभाव है, और जब परिणाम पर सवारी करने वाले लाभ मार्जिन हैं, तो व्यवसायों को यह सवाल करने की अधिक संभावना है कि उन्हें किसी विशेष उपकरण का उपयोग क्यों किया जाना चाहिए।
एक समर्पित सॉफ्टवेयर का उपयोग करने के कई लाभों को इन आशंकाओं को दूर करना चाहिए, हालांकि। इस लेख में, हम इनमें से कुछ फायदों को देखेंगे और आपके व्यवसाय पर पड़ने वाले सकारात्मक प्रभावों पर चर्चा करेंगे। इसलिए, जब तक आपको पोस्ट-सरप्लस का अधिशेष नहीं मिलता है, तब तक स्टोररूम में पानी भर जाता है, …
1. आसान सहयोग
कई कार्य विभागीय और स्थानीय सीमाओं को ओवरलैप करते हैं और कभी-कभी प्रत्येक टीम के सदस्य के लिए यह जानना मुश्किल हो सकता है कि उनके तत्काल घेरे के बाहर क्या हो रहा है। सौभाग्य से, एक परियोजना प्रबंधन उपकरण इस मुद्दे को सीधे बल्ले से हटा देता है; उदाहरण के लिए, Wrike एक लाइव गतिविधि स्ट्रीम प्रदान करता है, जो टीम के अन्य सदस्यों को यह जानने की अनुमति देता है कि आप क्या काम कर रहे हैं, जबकि किसी भी नेगेटिव प्रश्नों के लिए एक त्वरित संदेश सेवा भी है।
परिणामस्वरूप, सॉफ़्टवेयर-आधारित सेवा की त्वरित और वास्तविक समय की प्रकृति, टीमों को किसी भी संभावित संचार समस्याओं से बचने के लिए मूल सहयोग करने की अनुमति देती है। यह हर किसी की प्रगति को कम करने के लिए उन 'अद्यतन' बैठकों को रोकने के लिए भी रोक लगा सकता है; एक विशेष रूप से आसान लाभ जब समय - और धैर्य - एक प्रीमियम पर है।
2. बेहतर निर्धारण
किसी परियोजना में मील के पत्थर पर नज़र रखना मुश्किल हो सकता है, विशेष रूप से हर एक टीम के सदस्य को यह जानना होगा कि क्या पूरा करना है और कब तक। इसका मुकाबला करने के लिए, सहयोगी सॉफ्टवेयर प्रोजेक्ट टाइमलाइन के स्पष्ट और आसान-टू-फॉलो गैंट चार्ट को नियोजित कर सकता है जिसे फिर लगातार अपडेट किया जा सकता है। यह अत्यधिक उपयोगी है जब एक पल की सूचना पर चीजें अनिवार्य रूप से बदल जाती हैं और संसाधनों को स्थानांतरित करना पड़ता है।
यह आभासी प्रबंधकों को स्पष्ट और सुलभ तरीके से निर्देशों को लागू करने की अनुमति देता है, व्यक्तिगत कार्यों को नेत्रहीन रूप से प्रदर्शित करता है और सभी को यह बताने देता है कि वे एक बटन के क्लिक पर कहां खड़े हैं। यह सुनिश्चित करता है कि एक व्यस्त परियोजना के सामान्य अराजकता के बीच, खराब संगठन को समय सीमा के लापता होने के बहाने के रूप में इस्तेमाल नहीं किया जा सकता है।
3. ग्राहकों के साथ बेहतर संचार
हम सब वहाँ रहे हैं: ग्राहक के साथ 10am सम्मेलन कॉल जो वास्तव में 10.15 पर शुरू होता है उपलब्ध कमरे की कमी के कारण (15 मिनट की देरी के बाद ग्राहक द्वारा गलत डायल-इन दिया गया है)। इसके अलावा आप पेशेवर से कम दिखाई देते हैं, यह एक अप्रभावी और समय लेने वाली प्रक्रिया है।
ऑनलाइन क्लाउड-आधारित सॉफ़्टवेयर के साथ, इस गाथा को होने की आवश्यकता नहीं है। ग्राहक आपके असाइनमेंट बोर्ड तक पहुंच सकते हैं और आसानी से आपकी प्रगति देख सकते हैं; वे तब प्रतिक्रिया दे सकते हैं और संबंधित क्षेत्रों में संपादन कर सकते हैं - उन्हें केवल एक पासवर्ड और एक उपयोगकर्ता नाम की आवश्यकता होती है। चीजों की भव्य योजना में, यह आपके और ग्राहक के समय का अधिक कुशल उपयोग करता है।
4. प्रतिनिधि कार्य अधिक आसानी से
प्रबंधकों के लिए, यह समय-समय पर व्यक्तियों को कार्य सौंपना हो सकता है, विशेष रूप से बड़ी परियोजनाओं पर जो अन्य विभागों और स्थानों को शामिल करते हैं। प्रत्येक व्यक्ति को एक बार में ब्रीफ करने के बजाय, कार्य को केवल प्रोजेक्ट टाइमलाइन में डाला जा सकता है और पूरी तरह से निर्देश के साथ संबंधित टीम के सदस्य को सौंपा जा सकता है।
यह पूरी टीम के लिए जीवन को आसान बनाता है, जो सॉफ्टवेयर को केवल यह देखने के लिए देख सकते हैं कि वे क्या करने वाले हैं और जब इसे करने की आवश्यकता होती है - सभी के लिए एक प्रभावी और समय की बचत जीत।
5. बजट प्रबंधन
यह एक लचीली और बहुउद्देशीय सॉफ्टवेयर प्रणाली का एक और बोनस है, खासकर उन प्रबंधकों के लिए जिन्हें किसी परियोजना की लागत पर नजर रखनी है और यह सुनिश्चित करना है कि यह नियंत्रण से बाहर नहीं हो। किस कर्मचारी ने क्या किया है, और कितने घंटों के लिए वास्तविक मात्रात्मक साक्ष्य है, बजट के नियंत्रण में वास्तविक समय में लागत देख सकते हैं और पहचान कर सकते हैं कि बहुत अधिक पैसा कहां खर्च किया जा रहा है।
यह बदले में, आगे बढ़ने वाले फैसलों को सूचित कर सकता है, जिससे प्रबंधकों को आवश्यक रूप से जुड़ने या अलग-अलग घंटे आवंटित करने की अनुमति मिलती है। गलत तरीके से जिम्मेदार होने के महत्व को अक्सर अनदेखा किया जा सकता है जब परियोजना पर ध्यान दृढ़ता से है, और यह एक विश्वसनीय परियोजना प्रबंधन उपकरण का उपयोग करने के अधिक सूक्ष्म लाभों में से एक है।
6. डॉक्यूमेंट शेयरिंग और एक्सेस
एक जगह पर सब कुछ केंद्रीकृत होने के अतिरिक्त लाभों में से एक यह है कि उपयोगकर्ताओं के पास दस्तावेजों पर अधिक नियंत्रण है। इस तथ्य के अलावा कि वे खोए या गलत नहीं हो सकते, सिस्टम उपयोगकर्ताओं को किसी भी संशोधन या सबमिशन को ट्रैक करने की अनुमति देता है, जिसके परिणामस्वरूप अधिक जवाबदेही और पारदर्शिता होती है, जिसने किसी विशेष दस्तावेज़ में क्या बदल दिया है।
यह व्यावहारिक भी है, क्योंकि टीम के सदस्य साझा ड्राइव के माध्यम से पता लगाने या लिंक के लिए पूछे बिना आसानी से दस्तावेज़ पा सकते हैं। यह विशेष रूप से तब सुविधाजनक होता है जब कोई उपयोगकर्ता किसी फ़ाइल के अपडेटेड संस्करण की प्रतीक्षा कर रहा होता है या आप अपने आप को अंतिम-मिनट की क्लाइंट मीटिंग में पाते हैं और उसे जल्दी एक्सेस करने की आवश्यकता होती है।
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सदस्यता लें7. मानकीकृत प्रक्रियाएँ
जैसा कि पहले से ही बताया गया है, परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर का सबसे महत्वपूर्ण लाभ यह है कि यह सभी को एक ही पृष्ठ पर मिलता है। यह आपकी प्रक्रियाओं पर भी लागू होता है, क्योंकि सभी को एक ही जानकारी प्रदान करना और दस्तावेज़ बनाते और संपादित करते समय समान टेम्प्लेट का उपयोग करना आवश्यक होता है।
हालांकि यह सतही लग सकता है, सब कुछ मानकीकृत करना और यह सुनिश्चित करना महत्वपूर्ण है कि प्रत्येक दस्तावेज़ का एक ही रूप हो और उसके बारे में महसूस करें। इसके अलावा और अधिक पेशेवर दिखने से, यह बोर्ड भर में एकरूपता और एकता बनाने में मदद करता है, क्योंकि हर कोई उसी तरह से काम कर रहा है।
8. नई टीम के सदस्यों को एकीकृत करें
किसी परियोजना को आधे रास्ते पर लाना दोनों पक्षों के लिए एक चुनौतीपूर्ण अनुभव हो सकता है, क्योंकि सूचना और संदर्भ के धन को बहुत कम समय में समझाया और सीखा जाना चाहिए। उपयोग में आसान टूल के साथ, टीम में कोई भी नया जोड़ स्पष्ट रूप से प्रारंभ से परियोजना की प्रगति की समीक्षा कर सकता है, साथ ही रास्ते में किसी भी दिशा में परिवर्तन हो सकता है। इसका मतलब है कि वे टीम में आसानी से प्रवेश कर सकते हैं, न्यूनतम एकीकरण की आवश्यकता होती है और सीधे प्रभावी योगदान देने में सक्षम होते हैं।
9. दूरस्थ कार्य
कई शीर्ष कंपनियां अब लचीले और दूरस्थ कार्य करने की पेशकश करती हैं; सहयोगी सॉफ्टवेयर कर्मचारियों को टीम से अलग किए बिना प्रभावी ढंग से ऐसा करने की अनुमति देता है।
ऐसा इसलिए है क्योंकि परियोजना प्रबंधकों को विश्वास हो सकता है कि शारीरिक रूप से जांच किए बिना कार्य अभी भी हो रहे हैं, जबकि घर पर उपयोगकर्ताओं के पास अपनी उंगलियों पर हर संसाधन की आवश्यकता होती है; एक विश्वसनीय इंटरनेट कनेक्शन की आवश्यकता है। एक कार्यस्थल में जो तेजी से प्रगतिशील और बदलने के लिए खुला है, काम करने का यह तरीका निकट भविष्य में और अधिक सामान्य होने की संभावना है - इस सॉफ्टवेयर के साथ इसके दिल में होना चाहिए।
जैसा कि आप देख सकते हैं, परियोजना प्रबंधन उपकरणों का उपयोग करने के पेशेवरों निर्विवाद हैं। जब एक बड़े, अक्सर बिखरे हुए कार्यबल से मिलकर जटिल कार्यों का सामना किया जाता है, तो तत्काल चिंता यह है कि संगठन, प्रतिनिधिमंडल और संचार को कैसे संभालना है। Synergetic सॉफ्टवेयर इन मुद्दों को आसानी से हल करता है।
लॉजिस्टिक्स का ध्यान रखने से, यह प्रबंधकों को वास्तव में परियोजना को आगे बढ़ाने पर ध्यान केंद्रित करने की अनुमति देता है, जबकि श्रमिकों को वास्तव में पता है कि उन्हें क्या करना चाहिए और कब; परिणामस्वरूप, प्रक्रिया सरल हो जाती है और सभी पक्षों की संतुष्टि के लिए एक सकारात्मक परिणाम प्राप्त किया जा सकता है।
अपने विश्व स्तरीय सॉफ्टवेयर के माध्यम से, Wrike ने दुनिया में सबसे अधिक पहचानने वाली कुछ कंपनियों को सशक्त बनाया है और अभिनव समाधान बनाना जारी रखा है। वितरण के माध्यम से योजना बनाने से, उनका उपकरण व्यावसायिक टीमों को एक आसान-से-उपयोग और तार्किक इंटरफ़ेस के माध्यम से अपने प्रोजेक्ट लक्ष्यों को प्राप्त करने में सक्षम बनाता है; उनके अत्याधुनिक सॉफ्टवेयर का उपयोग अब दुनिया भर में 15, 000 से अधिक संगठनों द्वारा किया जाता है।
