कार्यस्थल में व्यावसायिक ईमेल शिष्टाचार के लिए 7 युक्तियाँ

ईमेल की कला खो गई है। हमने अपने सही वर्तनी और प्राथमिक विद्यालय व्याकरण नियमों को त्यागते हुए ऑटोकार्स, एक्सक्लेमेशन मार्क्स, इमोजीस और खराब लेखन कौशल को अपनाया है।

जबकि हमें अपने सहयोगियों या प्रबंधकों को ईमेल पर शूटिंग करते समय विलियम शेक्सपियर की भावना को चैनल करने की आवश्यकता नहीं है, फिर भी आपके जीमेल या याहू में अच्छा शिष्टाचार लागू करना महत्वपूर्ण है! मेल संदेश।

याद रखें: आलसी ईमेल लेखन और औपचारिक ईमेल संरचना है। जब आप कार्यालय में हों तो आप किसका उपयोग करना चाहते हैं?

आइए इसे इस तरह से रखें: यदि आप अधिक गंभीरता से लेना चाहते हैं और अधिक पेशेवर माना जाता है, तो हम अत्यधिक बाद की सलाह देते हैं। आइए इसे एक और तरीका दें: क्या आपको गुस्सा नहीं आता जब मार्केटिंग से बिल आपको ऐसे संदेश भेजता है जो 1990 के दशक से अधिक स्पैम की तरह लगते हैं?

तो, क्या वास्तव में 2018 और उससे आगे पेशेवर ईमेल शिष्टाचार है?

हमारे पास एक व्यवसाय ईमेल को पेन करने के लिए युक्तियों का एक संग्रह है जो प्रकट नहीं होता है एक किशोरी ने इसे स्नैपचैट पर लिखा है, बल्कि एक सक्षम वयस्क द्वारा।

1. व्यावसायिक भाषा का प्रयोग करें

निश्चित रूप से, बाहरी दुनिया में, आप अपने शब्दों को संक्षिप्त कर रहे हैं, अनुचित भाषा लिखना जो आप कभी भी कार्यस्थल में उपयोग नहीं करेंगे और लापरवाह परित्याग के साथ अंग्रेजी भाषा का उपयोग कर रहे हैं - हमें परवाह नहीं है कि आप इसे कितनी बार करते हैं, कृपया लिखना बंद करें ' आपके सभी कंपनी ईमेल में ', ' gr8 'और' LOL '- ये सामान्य ईमेल पाप हैं।

यहाँ एक पेशेवर सेटिंग के लिए एक सामान्य ईमेल कैसे लिखें:

  • ग्रीटिंग के साथ अपना ईमेल खोलें
  • तुरंत अपने ईमेल का मांस प्राप्त करें
  • एक अच्छी तरह से 'धन्यवाद', 'ईमानदारी से' या 'शुभकामनाएं' जैसे एक दोस्ताना साइन-ऑफ के साथ।

जब आप व्यावसायिकता की एक और परत जोड़ना चाहते हैं, तो केवल कार्यालय से संबंधित ईमेल से चिपके रहते हैं।

2. सही टोन का संचार करें

यदि ईमेल भेजते समय एक बात मुश्किल है, तो यह एक टोन वितरित कर रहा है।

चूंकि प्राप्तकर्ता भौतिक रूप से और मौखिक रूप से आपके साथ संवाद नहीं कर रहा है, इसलिए व्यक्ति के लिए यह समझना मुश्किल हो सकता है कि आप वास्तव में क्या कह रहे हैं। हास्य से लेकर गंभीर तक, ईमेल आपके सभी ईमेल के स्वर को कम कर सकते हैं।

कितनी बार एक हानिरहित मजाक ने आपको परेशानी में डाल दिया है?

मुख्य कठिनाई इस बाधा को पार कर रही है और सही स्वर को संवाद करने की कोशिश कर रही है। इसे प्राप्त करने के लिए कुछ सिफारिशें हैं:

  • व्यक्तिगत सर्वनाम के लिए छड़ी जब डिजिटल रूप से एक ईमेल पेनिंग
  • निष्क्रिय के बजाय अपने ईमेल को सक्रिय आवाज़ में लिखें
  • अपने शब्दों को ध्यान से चुनें - गलत विशेषण या संज्ञा नुकसान का कारण बन सकती है
  • सही अभिवादन और समापन को जानें, लेकिन बहुत प्यारा मत बनो।

अक्सर, हम अपने इनबॉक्स में एक संदेश में बहुत अधिक पढ़ते हैं। क्या वे बिना मुंह वाले हैं? क्या संदेश व्यंग्यात्मक था? क्या प्रेषक निष्क्रिय था?

ये उचित प्रश्न हैं जो हमारे इनबॉक्स में नवीनतम आइटम को पढ़ने पर हमारे दिमाग में बाढ़ लाते हैं, लेकिन यह इन दूर फेंकने का समय है और सिर्फ एहसास है कि प्रेषक केवल एक ईमेल भेज रहा है, न कि प्रिय जॉन और न ही प्रिय एमी।

3. अपना ईमेल फॉर्मेट करें

वास्तव में, आपके ईमेल का प्रारूप ऐसा महत्वपूर्ण नहीं लग सकता है, लेकिन यह आपके औपचारिक संचार को पूर्ण करने की आपकी खोज में सिर्फ एक अतिरिक्त परत है। एक ईमेल लिखते समय, आप एक सुसंगत और पेशेवर विषय को बनाए रखना चाहेंगे, एक टेम्पलेट जिसे आप नियमित रूप से उपयोग करेंगे।

डिफ़ॉल्ट प्रारूप कैसा दिखता है? यह आम तौर पर टाइम्स न्यू रोमन, आकार 11 या 12, और प्रत्येक पैराग्राफ के बाद एक स्थान है।

यहाँ एक उदाहरण है:

प्रिय श्री वंदले,

आशा है सब ठीक है।

मुझे आपका संदेश मिला, और मेरे साथ संपर्क में रहने के लिए मैं आपको धन्यवाद देना चाहूंगा। मैंने आपकी सलाह ली, और मैंने अपने लेटेक्स उत्पादों पर जोर देने के लिए रिपोर्ट में दो ग्राफिक्स डाले। आप संलग्न फाइल में चुने गए चित्रों को देख सकते हैं।

आशा करते हैं कि यह हमारे जापानी ग्राहकों को प्रभावित करेगा।

आपका अपना,

[यहां हस्ताक्षर डालें]

एक सरल प्रारूप जो फैंसी नहीं है वह हमेशा एक से अधिक बेहतर होता है जो कि भव्य और शीर्ष पर होता है। ईमेल को सही ढंग से प्रारूपित करने के लिए आपको प्राचीन कंप्यूटर कौशल की आवश्यकता नहीं है।

4. अपमानजनक उपयोगकर्ता नामों से बचें

चाहे आप कार्यालय में एक नया ईमेल खाता खोल रहे हों या आप काम से संबंधित उद्देश्यों के लिए अपने निजी ईमेल का उपयोग कर रहे हों, यह एक काम करना आपका काम है: अपमानजनक उपयोगकर्ता नाम से बचें ( या ) । इससे आपके सहकर्मियों, पर्यवेक्षकों और बॉस को आपके समग्र आचरण के बारे में गलत संदेश जाएगा।

सीधे शब्दों में कहें: इसके बजाय उपयोग करें।

5. प्रत्‍येक संदेश प्रूफरीड करें

देखिए, हम सभी अचूक नहीं हैं, आप जानते हैं? हम गलतियाँ करते हैं, यही वजह है कि उन्होंने पेंसिल के पीछे और हमारे कीबोर्ड पर 'डिलीट' बटन को मिटा दिया। होता है।

कुंजी त्रुटियों से सीखने के लिए है। यदि आपका आजीवन उद्देश्य आगे बढ़ना गलतियों को ठीक करना और उनसे सीखना है, तो आप अपने ईमेल से शुरुआत कर सकते हैं।

आपका मुख्य लक्ष्य आपके द्वारा भेजे गए प्रत्येक संदेश को प्रमाणित करना है। इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि ईमेल दो पैराग्राफ है या कंपनी में शीर्ष कार्यकारी के लिए एक पत्र है। इसके बारे में जाने के दो तरीके हैं: अपने ब्राउज़र में एक व्याकरण ऐड-ऑन स्थापित करें - सबसे लोकप्रिय उपकरण ग्रामरली है - और 'भेजें' बटन को मारने से पहले अपने ईमेल को दोबारा जांचें।

यदि आप वाक्य संरचना या वर्तमान काल के लिए कभी नहीं थे, तो आपको निश्चित रूप से व्याकरण को स्थापित करने पर विचार करना चाहिए। आप कभी नहीं जानते हैं कि क्या आप उन चीजों को सीखेंगे जिनके बारे में आप भूल गए हैं या नहीं जानते हैं। कौन जानता था कि 'अगर मैं' की तुलना में 'इफ आई' के बीच एक बड़ा अंतर था?

6. अपने हस्ताक्षर का उपयोग करें

आपका ईमेल हस्ताक्षर आपके निपटान में एक महान उपकरण है क्योंकि यह आपके संदेशों के संदर्भ में जोड़े बिना कई महत्वपूर्ण जानकारी को व्यक्त कर सकता है। एक उचित हस्ताक्षर आपके नाम, शीर्षक, सोशल मीडिया जानकारी या यहां तक ​​कि कुछ मजाकिया वाक्यांश को दोहरा सकता है जो आपके उद्योग पर लागू होता है। यह आपको भीड़ से बाहर खड़ा कर सकता है और प्राप्तकर्ताओं को आपको याद रखने की अनुमति दे सकता है।

तो, बस आप एक हस्ताक्षर कैसे बनाते हैं जो आपको बाहर खड़ा करता है?

  • अपने हस्ताक्षर को अधिकतम चार लाइनों तक सीमित रखें
  • 21 वीं सदी में अपने हस्ताक्षर लाने के लिए सोशल मीडिया आइकन जोड़ें
  • रंगों को सरल और सुसंगत रखें; काले रंग के साथ गुलाबी और डिफ़ॉल्ट फ़ॉन्ट छोड़ें
  • अंतिम पंक्ति में कॉल-टू-एक्शन डालें (कार्यालय पार्टी को याद रखना सुनिश्चित करें)
  • अपने ईमेल पते में डालकर मूल्यवान अचल संपत्ति को बर्बाद करने से बचना चाहिए
  • अपने हस्ताक्षर के बगल में अपनी एक रंगीन छवि प्रकाशित करें

यहाँ एक नमूना है:

जॉन स्मिथ
ट्रैवलिंग सेल्समैन, कंपनी ABC [वेबसाइट से जुड़ी]
+ (44) (0) 1632 123456

यह आप ईमेल हस्ताक्षर की शक्ति को अधिकतम करते हैं।

7. समझें कि कुछ भी गोपनीय नहीं है

यहां 2018 में इंटरनेट का उपयोग करने का सच है: कुछ भी सुरक्षित, सुरक्षित या गोपनीय नहीं है। डेटा घुसपैठ से लेकर सुरक्षा उल्लंघनों से लेकर ईमेल हैक तक, ऐसा कुछ भी प्रतीत होता है और आप जो कुछ भी ऑनलाइन करते हैं वह अब गोपनीय और गुमनाम नहीं है। बस सोनी पर अधिकारियों से पूछें। और यह महत्वपूर्ण है कि अगली बार जब आप एक ईमेल भेजें, जो शिकायतों से भरा हो और थोड़ा बहुत व्यक्तिगत हो।

दूसरे शब्दों में, इस विचार के साथ एक ईमेल लिखें कि बाकी कार्यालय इसे देख सकते हैं। बेहतर होगा कि आप अपने काम पर टिके रहें और 'अगर आपके पास कहने के लिए कुछ भी अच्छा नहीं है, तो इसे बिल्कुल भी न कहें।' इसके अलावा, संवेदनशील कॉर्पोरेट डेटा पर बहुत अधिक जानकारी प्रदान करने से बचना चाहिए।

इन सुझावों को आगे बढ़ाकर, आप संभावित रूप से दूसरों को भी इसे पढ़ने का जोखिम उठा सकते हैं। यह सिर्फ आपकी किस्मत है कि एक बार जब आपने मानव संसाधन के बारे में शिकायत की, तो कंपनी हैक हो गई!

यह सच है कि हाल के वर्षों में कार्यालय का माहौल थोड़ा शिथिल हो गया है। यह संभावित रूप से है क्योंकि अधिक सहस्त्राब्दियों ने कार्यबल में प्रवेश किया है, जिससे कार्यालय परिदृश्य के लिए उनके अतिउत्साह और आधुनिक तरीके सामने आए हैं। लेकिन यह व्यवहार आपके ईमेल में एकीकृत नहीं होना चाहिए। यह विपरीत होना चाहिए: द वॉल स्ट्रीट जर्नल की तरह पेशेवर, स्वच्छ और विनम्र।

वे कहते हैं कि ईमेल मर चुका है। तो, वैसे भी अच्छे शिष्टाचार का अभ्यास करने की क्या बात है? खैर, यह देखते हुए कि आधुनिक दिन कार्यालय अंतरिक्ष में कैसे रहता है और ईमेल से मर जाता है, यह कहना सुरक्षित है कि वे गलत हैं। इससे पहले कि आप अपने अगले ईमेल पर 'भेजें' को हिट करें, यह सोचें कि क्या यह शिष्टाचार मानदंडों को पूरा करता है। यदि नहीं, तो आपको अपने कीबोर्ड पर 'बैकस्पेस' को हिट करना होगा और फिर से शुरू करना होगा। आप सफलता के लिए कपड़े पहनते हैं, इसलिए सफलता के लिए भी क्यों न लिखें?

क्या आप पेशेवर ईमेल लिखते हैं? चलो टिप्पड़ियों के अनुभाग से पता करते हैं!

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