लेकिन यह इस तरह नहीं है - और नहीं होना चाहिए। वास्तव में, जब ठीक से किया जाता है, तो बैठकें एक अत्यधिक प्रभावी उपकरण हो सकती हैं। कुंजी यह है कि उन्हें न केवल सहने योग्य बनाया जाए बल्कि वास्तव में उत्पादक बनाया जाए - और यह सुनिश्चित करने के लिए कि हर कोई अपने डेस्क से दूर समय व्यतीत कर रहा है बर्बाद नहीं होता है।
तो, यह कैसे किया जा सकता है? खैर, कुछ पूर्व योजना और सामान्य ज्ञान का स्पर्श के साथ, वास्तव में। अपनी टीम से सर्वश्रेष्ठ प्राप्त करने के लिए यहां कुछ टीम मीटिंग के विचार हैं।
1. एक बैठक सुनिश्चित करें कि वास्तव में आवश्यक है
ज्यादातर मामलों में, एक संगठन में पारदर्शिता एक अच्छी बात है। कर्मचारियों को बड़ी तस्वीर के बारे में बताना चाहिए, ज़ाहिर है, प्रोत्साहित किया जाना चाहिए। लेकिन क्या कंपनी अपडेट के लिए वास्तव में सभी को एक घंटे के लिए डाउनिंग टूल की आवश्यकता होती है या उन्हें इसके बजाय ईमेल के माध्यम से वितरित किया जा सकता है? या, यदि आप सहयोगी उपकरणों का उपयोग कर रहे हैं, जहां हर कोई किसी विशेष परियोजना पर व्यक्तिगत प्रगति देख सकता है, तो क्या आपको वास्तव में स्थिति अपडेट के लिए लोगों से पूछने के लिए एक बैठक स्थापित करने की आवश्यकता है?
यह सामान्य ज्ञान की तरह लग सकता है लेकिन टीम अभी भी उन विषयों को कवर करने के लिए मूल्यवान समय बर्बाद करती है जिन पर चर्चा करने की आवश्यकता नहीं है। यह सभाओं के प्रति एक नकारात्मक रवैया बनाता है और इसे एक आवश्यक कार्यस्थल गतिविधि के बजाय श्रमिकों द्वारा एक कोर के रूप में देखा जाना शुरू हो सकता है। जब आप किसी चीज़ को आगे बढ़ाना चाहते हैं, तो मीटिंग्स को कॉल करने के बजाय कोशिश करें या जहाँ कुछ महत्वपूर्ण ज़रूरत हो, उसी थके हुए मैदान में जाने का विरोध करें। याद रखें: बैठकें होना कोई बुरी बात नहीं है - लेकिन बहुत सारे होने के नाते।
2. एक बैंग के साथ अपनी बैठकें शुरू करें
जैसा कि आप सभी कमरे में घुसते हैं और अपनी सीट लेते हैं, संभावना है कि कोई भी बैठक के लिए मानसिक रूप से तैयार नहीं है। अधिकांश लोग अभी भी संभवतः उस कार्य के बारे में सोच रहे होंगे जो उन्हें अभी दूर ले जाया गया है, जबकि बाकी बस उम्मीद करेंगे कि अगले कुछ घंटे बहुत दर्दनाक नहीं हैं।
यही कारण है कि लोगों का ध्यान जल्दी से आकर्षित करना और उनके दिमाग को केंद्रित करना महत्वपूर्ण है। संभवतः आप मार्केटिंग के नवीनतम त्रैमासिक अनुमानों के विस्तृत माइक्रोएनालिसिस में सीधे लॉन्च करके इसे प्राप्त नहीं करेंगे, इसलिए इसके बजाय एक संक्षिप्त प्रश्नोत्तरी या एक ब्रेनटेसर का प्रयास करें। यह लोगों को आराम देगा और उनके काम से उनके दिमाग को दूर करेगा, साथ ही उन्हें समग्र प्रक्रिया में संलग्न करेगा। वैकल्पिक रूप से, एक मज़ेदार वीडियो चलाएं या एक दिलचस्प कहानी बताएं - अपनी टीम को ताज़ा करने और उत्तेजित करने के लिए कुछ भी।
3. एक दिशा है
'एक एजेंडा है' संभवत: टीम मीटिंग की नियम पुस्तिका में सबसे अधिक उपयोग की जाने वाली हिदायत है - कुछ के द्वारा पवित्र और दूसरों द्वारा उपहास करने पर - लेकिन यह ध्यान देने योग्य है। आखिरकार, अपनी बैठक के लक्ष्यों को हासिल करना बहुत मुश्किल है अगर आपको नहीं पता कि वे लक्ष्य क्या हैं।
कुंजी को स्पष्ट रूप से जानना है कि आप क्या करना चाहते हैं और उस पाठ्यक्रम पर बने रहना चाहते हैं; एक मंत्र जो समझदार लग सकता है, लेकिन निराशाजनक रूप से ऑफ-पिस्ट बहाव करने के लिए किसी भी बैठक की प्रवृत्ति को अनदेखा करता है। इससे निपटने के लिए - या कम से कम इसे शामिल करें - किसी को (या तो खुद को या किसी सहकर्मी को) घड़ी-कीपर के रूप में कार्य करने और चीजों को सही दिशा में ले जाने के लिए नामांकित करना एक अच्छा विचार है।
इसका मतलब यह नहीं है कि आपको किसी भी अच्छे बिंदु को बंद करना चाहिए या अनदेखा करना चाहिए, क्योंकि वे संबंधित नहीं हैं, हालांकि। यदि कोई ऐसे मुद्दे को उठाता है जो आगे चर्चा करने लायक है, लेकिन आपके द्वारा निर्धारित लक्ष्यों के साथ नहीं जुड़ा है, तो इसे अगली बैठक के लिए मिनटों में रिकॉर्ड करें।
4. ब्रेक लें
छोटी सभाओं के लिए, यह लागू नहीं हो सकता है, लेकिन एक घंटे से अधिक तक फैलने वाली किसी भी चीज के लिए, यह सुनिश्चित करना महत्वपूर्ण है कि कमरे में हर किसी के पास कम से कम एक छोटा ब्रेक हो। जब आप शौचालय के लिए हलचल कर रहे हों या सिगरेट के लिए बेताब हों, तब ध्यान केंद्रित करना मुश्किल हो सकता है, और जब वे शारीरिक रूप से सहज नहीं होते हैं तो लोगों के साथ विचारों को उछालने और उछालने का कोई मतलब नहीं है।
बड़ी मात्रा में जानकारी लेने और सार्थक योगदान देने के लिए कठिन है जब आप इसे 40 मिनट के लिए सीधे कर रहे हैं; त्वरित पैर के खिंचाव के लिए भी कुछ मिनटों के लिए लोगों को फिर से मजबूत कर सकते हैं और अपने दिमाग को चीजों को अलग तरह से देखने का मौका दे सकते हैं।
5. अपनी सभी टीम को व्यस्त रखें
कारणों में से एक बैठक कभी-कभी सपाट हो सकती है, यह हमेशा एक ही आवाज़ होती है जो साप्ताहिक आधार पर हावी होती है। इस तथ्य के अलावा कि यह दूसरों को बंद करने का कारण बनता है, इसका मतलब यह भी है कि टीम की पूरी क्षमता का उपयोग नहीं किया जा रहा है। उदाहरण के लिए, आपके शांत, अधिक अंतर्मुखी टीम के सदस्यों में से एक विशेष समस्या का सही समाधान हो सकता है, लेकिन इसे बोलने और साझा करने में सहज महसूस नहीं हो सकता है।
यह वह जगह है जहाँ हर एक टीम के सदस्य को संलग्न करने और उन्हें योगदान देने के लिए बैठक का प्रभारी होता है, चाहे उनका सुझाव अच्छा हो या बुरा। चाहे इसमें कमरे के चारों ओर जाना और सीधे लोगों से पूछना या कुछ और बनावटी बातें करना जैसे कि एक आलीशान खिलौने को फेंकना महत्वपूर्ण है, महत्वपूर्ण बात यह है कि चारों ओर अलग-अलग विचार तैर रहे हैं और सुनाई दे रहे हैं।
6. सुनिश्चित करें कि सभी के पास तैयारी के लिए एक मौका है
बुद्धिशीलता के साथ समस्या यह है कि लोगों के एक समूह को रचनात्मक कहना अक्सर नवाचार के किसी भी टुकड़े को मारने का सबसे आसान तरीका है। लोगों को मौके पर लाने के बजाय, आगे की योजना बनाएं। जैसे ही आप एक बैठक कक्ष बुक करते हैं, टीम के सदस्यों को कम से कम एक समाधान के साथ आने के लिए जितना संभव हो उतना विशेष नोटिस दें, और फिर बैठक के दौरान वास्तव में सबसे अच्छा चुनने पर ध्यान दें।
लोगों को बेहतर विचारों के साथ आने की अधिक संभावना है जब उन्हें स्थान और समय दिया जाता है, और एक कमरे में एक साथ बैठने के बजाय पहली योजना जो दिमाग में आती है, एक साथ हथौड़ा करने की कोशिश कर रहा है, समूह चर्चा करने और विश्लेषण करने के लिए समय ले सकता है कार्रवाई का सबसे अच्छा कोर्स क्या होगा।
7. अब और फिर सेटिंग बदलें
याद है जब आप एक धूप के दिन स्कूल में थे और शिक्षक कभी-कभार घर के बाहर कक्षा लेने के बजाय सभी को बुरी तरह से घर से बाहर करने के लिए मजबूर करेंगे? ठीक है, आप इस दृष्टिकोण को बैठकों में भी अपना सकते हैं। वास्तव में, एक धूप में नहाए हुए पार्क में आराम करना कहीं अधिक संभावना है कि खिड़की से बाहर टकटकी लगाए एक छोटे से कूप के किनारे वाले कमरे में मंडराए जाने की तुलना में हर किसी की रचनात्मक चिंगारी संलग्न हो।
बेशक, यह हमेशा व्यावहारिक नहीं होता है - खासकर अगर टीम के सदस्य दूर से जुड़े हों जैसे कि हैंगआउट के माध्यम से। लेकिन सिद्धांत एक ही है। नंदो के दोपहर के भोजन पर रणनीतियों पर चर्चा करना थोड़ा क्लिच हो सकता है लेकिन कम से कम दृश्य अलग है - और वाईफाई मुफ्त है!
बैठकें मुद्दों और समस्याओं को हल करने के लिए एक साथ काम करने का एक शानदार तरीका है, साथ ही यह सुनिश्चित करना भी कि हर कोई एक ही पृष्ठ पर हो और सही दिशा में खींच रहा हो। लेकिन, अक्सर, वे आपको अधिक महत्वपूर्ण मामलों से दूर ले जा सकते हैं और समय की बर्बादी की तरह महसूस कर सकते हैं - विशेष रूप से जब रोजर ऑफ अकाउंट्स के पास अपने मग के इस्तेमाल के बारे में साप्ताहिक रेंट है।
इसके बजाय, ऊपर दिए गए गाइड का पालन करने से, आप बहुत से लोगों को नकार सकते हैं कि लोग दोपहर के बाद के गेट-अपहर्ताओं के बारे में बंद हो जाते हैं और यह सुनिश्चित करने पर ध्यान केंद्रित करते हैं कि आप एक टीम के रूप में एक साथ कितना खर्च करते हैं, यह उत्पादक, सार्थक और सफल है क्योंकि बैठकें मूल रूप से करने का इरादा था। हो।
क्या आपके पास सुनिश्चित करने के लिए कोई अन्य सुझाव हैं कि मीटिंग सुचारू रूप से चले? नीचे टिप्पणी करके हमें बताएं…
