सच्चाई यह है कि इस हस्तांतरणीय कौशल को विकसित करना कठिन नहीं है, और एक बार जब आप इसमें महारत हासिल कर लेते हैं, तो आप सबसे चुनौतीपूर्ण समय से गुजरने में सक्षम होंगे और इस प्रक्रिया में अधिक कुशल बनेंगे।
आपको बस अपने सामान्य शेड्यूल में कुछ बदलाव करने हैं, और हमने उन चरणों को सूचीबद्ध किया है जिन्हें आप बेहतर संगठित होने के अपने लक्ष्य को प्राप्त करने के लिए अनुसरण करने के लिए आवश्यक हैं।
1. एक योजना बनाओ
पर्याप्त योजना के बिना, कुछ विवरणों में दरार पड़ने की संभावना है। इसलिए, जो भी आप काम कर रहे हैं, यह समय लगाना महत्वपूर्ण है कि उपकरण और संसाधनों की आवश्यकता क्या है, कार्य को पूरा करने के लिए कितना समय आवश्यक है और इसका पालन करने के लिए सही रणनीति क्या है।
यह आपके कैरियर के लक्ष्यों के लिए भी जाता है। उदाहरण के लिए, मान लें कि आप वर्ष के अंत तक पदोन्नति चाहते हैं। ऐसा करने के लिए, आपको यह साबित करने की आवश्यकता होगी कि आप इसके लायक क्यों हैं और आपके पास सभी आवश्यक पेशेवर कौशल हैं - इसलिए, अपने आप को पूरे वर्ष के लिए काम करने और आपको प्रेरित रखने के लिए कुछ प्राप्त करने योग्य लक्ष्य निर्धारित करें।
2. टू-डू लिस्ट बनाएं
दिन भर के लिए आपको उन सभी चीजों के साथ एक नई टू-डू सूची तैयार करना चाहिए (भले ही यह दाखिल करने या खाने की खरीदारी की तरह कुछ सरल हो)। ऐसा करने से, आप कुछ भी नहीं भूलेंगे और आपके द्वारा पूर्ण किए जाने वाले कार्यों पर टिक करने के साथ-साथ आप अधिक उत्पादक भी महसूस करेंगे।
चीजों को अगले स्तर पर ले जाने के लिए, अपनी सूची की वस्तुओं को उच्च से निम्न प्राथमिकता पर प्राथमिकता दें। आप इसे कलर-कोडिंग या नंबरिंग आइटम के द्वारा कर सकते हैं ताकि आप जान सकें कि कौन सी चीजें पहले पूरी करनी हैं। उस नोट पर, कभी-कभी अगले दिन के लिए दिन के अंत में अपनी सूची तैयार करना आसान होता है - इस तरह आप एक बार उठने के बाद सीधे व्यापार में उतर पाएंगे।
3. मीटिंग में नोट्स लें
यदि आप अपने आप को एक और उबाऊ काम बैठक में पाते हैं, तो आप सोच सकते हैं कि आपको किसी भी नोट को लेने की आवश्यकता नहीं है और आपको बस वह सब याद होगा जो चर्चा में है। लेकिन चलो ईमानदार रहें: जैसे ही आप कमरे से बाहर निकलते हैं, आप तुरंत भूल जाते हैं कि बैठक के पूरे बिंदु के साथ क्या शुरू होना था।
नोट्स लेने से आपको लंबे समय तक मदद मिलेगी, खासकर जब आपका बॉस आपको एक विशिष्ट प्रोजेक्ट पूरा करने के निर्देशों के बारे में सलाह दे रहा हो। इस तरह, आपको उन्हें प्रश्नों से परेशान नहीं करना पड़ेगा (जो शायद पहले से ही बैठक में संबोधित किया गया था) और आप प्रभावी ढंग से प्रदर्शित कर सकेंगे कि आप कितने संगठित और सक्रिय हैं।
4. एक डायरी का उपयोग करें
एक वार्षिक डायरी या कैलेंडर वास्तव में आपके विचारों को एक साथ लाने और संगठित होने में आपकी सहायता कर सकता है। नियुक्तियों को शेड्यूल करने के लिए इसका उपयोग करें, एक साप्ताहिक भोजन मेनू बनाएं और अपने सभी कार्यों को लिखें, और यह सुनिश्चित करने के लिए प्रत्येक घटना के लिए समय आवंटित करें कि आप अपने दिन का अधिकतम लाभ उठा सकें। उस ने कहा, यह सबसे अधिक संभावना है कि आपका दिन बिल्कुल नियोजित नहीं होगा (उदाहरण के लिए, एक अंतिम-मिनट का बदलाव आ सकता है, जिसे आपके तत्काल ध्यान देने की आवश्यकता होगी), इसलिए आपात स्थिति के लिए कुछ समय की अनुमति दें।
5. अपने मस्तिष्क की गिरावट
यह कोई रहस्य नहीं है कि कार्यस्थल का तनाव आपको अपना काम करने से रोक देगा। आप केवल अनावश्यक रूप से चीजों के बारे में चिंता करने के लिए समय बर्बाद करेंगे। इसलिए यह महत्वपूर्ण है कि आप अपने मस्तिष्क को अव्यवस्थित करें और एक समय में एक कार्य करें - और एक बार में मल्टीटास्क और बहुत अधिक प्रयास करने की कोशिश न करें।
आप किसी भी तनाव और नकारात्मक विचारों से छुटकारा पाने के लिए सुबह ध्यान लगाने की कोशिश कर सकते हैं। वास्तव में, माइंडफुलनेस और वर्कप्लेस स्ट्रेस के प्रभाव पर किए गए एक हालिया अध्ययन में पाया गया कि सात सप्ताह के ध्यान के बाद, प्रतिभागियों में जागरूकता में वृद्धि हुई है।
6. संग्रहण फ़ोल्डर में निवेश करें
यह आश्चर्यजनक है कि स्टेशनरी के कुछ टुकड़े आपके मानस और आपके समग्र संगठन पर क्या प्रभाव डाल सकते हैं। चाहे वह आपके घर, कक्षा या कार्यालय के लिए हो, आपके भंडारण को अलग करने के लिए कुछ भंडारण डिब्बे, फ़ोल्डर्स और ट्रे में निवेश करना आपको तुरंत बेहतर महसूस कराएगा।
7. अपने दस्तावेज़ लेबल करें
यदि आपको पता नहीं है कि नई और चमकदार फाइलें होने का क्या मतलब है? वास्तव में अपने नए संगठित डेस्क या वार्डरोब के लाभों को पुनः प्राप्त करने के लिए, यह पहचानने के लिए लेबलों का उपयोग करें कि प्रत्येक भंडारण डिब्बे में क्या है। इस तरह आप अपनी ज़रूरत के सामानों को खोजने के लिए स्क्रैप पेपर या कपड़ों के बक्से के ढेर के माध्यम से समय की बचत करेंगे।
8. 'टू-डू' और 'डन' पाइल है
यदि आप एक ही बार में कई अलग-अलग कार्यों से निपट रहे हैं, तो दो अलग-अलग ट्रे (एक काम करने के लिए एक की जरूरत है और दूसरे काम जो पहले से ही पूरे हो चुके हैं) को अविश्वसनीय रूप से उपयोगी साबित कर सकते हैं। आप 'थ्रू-टू' ट्रे को अलग-अलग कार्यों में देख सकते हैं, शीट्स के माध्यम से ताकि आप जान सकें कि कितने पर कार्रवाई की जानी बाकी है।
9. अपना खुद का फाइलिंग सिस्टम बनाएं
एक अच्छी व्यक्तिगत फाइलिंग प्रणाली किसी भी पेशेवर के लिए आवश्यक है। उदाहरण के लिए, आप सबफ़ोल्डर्स के साथ फ़ाइलें बना सकते हैं और अपने दस्तावेज़ों को श्रेणी के अनुसार अलग कर सकते हैं: चालान, रसीदें, डॉक्टर के नोट्स, अनुबंध, प्रोजेक्ट आदि। इलेक्ट्रॉनिक उपकरणों का उपयोग करना।
10. अपने डेस्कटॉप को व्यवस्थित करें
यदि आप एक गन्दा डेस्कटॉप होने के लिए दोषी हैं, तो यह समय है कि आप छँटाई करें। वर्गीकृत फ़ोल्डर में ढीले दस्तावेज़ों को खींचना शुरू करें। तुम भी अपने साझा सर्वर पर प्रणाली की व्यवस्था कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, यदि कोई मैनुअल है जिसे आपके सहकर्मी या सहपाठी सभी का पालन करते हैं, लेकिन सभी जगह फाइलें सहेज ली जाती हैं, तो आप उन्हें एक साफ-सुथरे फ़ोल्डर में व्यवस्थित कर सकते हैं जो सभी के लिए आसान है।
11. अनावश्यक वस्तुओं को दूर फेंक दें
हम सभी जमाखोरी की वस्तुओं के दोषी हैं, हमें इसकी आवश्यकता नहीं है, चाहे वह दो साल पहले से हमारे ड्रा या प्रिंटआउट के पीछे एक खाली दुर्गन्ध की बोतल हो।
यह उन सभी से छुटकारा पाने का समय है जो अनावश्यक कबाड़ और एक क्लीनर कार्यक्षेत्र या घर है। हर शुक्रवार को दिन के अंत में अपने आप को आधे घंटे के लिए आवंटित करें, अनावश्यक वस्तुओं को फेंकने और संगठित होने के लिए ताकि आप सोमवार को वापस आने से पहले नए सिरे से शुरुआत करने के लिए तैयार हों।
12. टेक टूल्स का उपयोग करें
आज के डिजिटल युग में, हजारों ऐप्स हैं जो हमें केंद्रित और संगठित रहने में मदद करने के लिए डिज़ाइन किए गए हैं। यदि आप तकनीकी उपकरणों का उपयोग करना पसंद करते हैं, तो आप ट्रैक पर बने रहने में मदद करने के लिए कुछ ऐप में टैप कर सकते हैं। कुछ महान सिफारिशों में आपकी टू-डू सूचियों के लिए एवरनोट, रिमाइंडर सेट करने के लिए बीप मी (केवल आईओएस), यात्रा व्यवस्था करने के लिए ट्रिपइट और आपके सभी कार्यों को ट्रैक करने के लिए अंतिम समय शामिल हैं।
13. अपना समय प्रबंधित करें
अपने समय को प्रभावी ढंग से प्रबंधित करने में सक्षम होने के नाते आप जीवन में सबसे उपयोगी कौशल में से एक हो सकते हैं। यदि आप अपने कर्तव्यों को पूरा करने के लिए अपने आप को एक निश्चित समय देते हैं, तो आप किसी भी अनावश्यक घंटे को अपने दिन से दूर कर सकेंगे।
इसलिए, 'दिन में पर्याप्त घंटे नहीं होने' के बारे में शिकायत करने के बजाय, अब आप उन घंटों का उपयोग बुद्धिमानी से करने में सक्षम होंगे, जो आपको पूरा करने के लिए सुनिश्चित करेंगे, अगर सब कुछ नहीं, तो आप जो भी करने के लिए तैयार हैं, उनमें से अधिकांश।
14. एक प्रारंभिक पक्षी बनें
यदि आप जल्दी उठते हैं तो आपको अपने दिन से अधिक प्राप्त करने की संभावना है। इसलिए, सुबह 8:30 बजे बिस्तर से उठने के बजाय, जब आपको सुबह 9 बजे कार्यालय या कक्षा में होना चाहिए, तो थोड़ा पहले क्यों नहीं उठना चाहिए? आप एक अच्छा नाश्ता प्राप्त करने में सक्षम हो सकते हैं और शायद एक त्वरित कसरत भी कर सकते हैं। इससे न केवल आप जागृत और ऊर्जा से भरपूर होंगे, बल्कि यह आपको आगे के दिन के लिए भी तैयार करेगा।
15. प्रतिनिधि बनाना सीखें
अच्छी तरह से प्रतिनिधि बनाने में सक्षम होना एक अर्जित कौशल है जिसमें कई पेशेवरों की कमी है। आपको पता होना चाहिए कि आपके समकालीनों के पास क्या कौशल हैं और पूरी टीम के लिए सर्वोत्तम परिणाम प्राप्त करने के लिए उनका उपयोग कैसे किया जा सकता है। याद रखें: यद्यपि आप स्वयं सब कुछ करना चाहते हैं, लेकिन यह उत्पादक नहीं होगा। आपकी टीम का कोई व्यक्ति वास्तव में कुछ कार्यों को संभालने में बेहतर अनुभव कर सकता है, जिससे आप अन्य महत्वपूर्ण मामलों पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं।
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