लेकिन क्या यह अपरिहार्य है कि आपको परियोजना के वजन से कुचल दिया जाएगा?
ऐसा नहीं है कि आप सबसे अच्छी तरकीबें अपनाते हैं और उपक्रम की विशिष्ट और अनोखी जरूरतों के अनुरूप सही रणनीति पर अमल करते हैं।
यहां 10 प्रोजेक्ट मैनेजमेंट टिप्स दिए गए हैं, जिन्हें हर नए (और अनुभवी) मैनेजर को जानना आवश्यक है।
1. संगठन की उम्मीदें स्थापित करें
एक प्रमुख परियोजना शुरू करने से पहले, आप कंपनी को यथार्थवादी उम्मीदों को पूरा करने में मदद कर सकते हैं, टीम समय और बजट पर परियोजना को पूरा करने के लिए कदमों की एक श्रृंखला सुनिश्चित करती है। ऐसा करने से, संगठन उद्योग में प्रतिस्पर्धियों पर एक स्थायी लाभ सुनिश्चित कर सकता है और इस रणनीति को दीर्घकालिक योजना में शामिल कर सकता है।
महत्वपूर्ण सवाल यह है: आप कैसे पता लगा सकते हैं कि वास्तविकता-आधारित अपेक्षा क्या है?
यह वह जगह है जहाँ आपके परियोजना प्रबंधन कौशल लागू होते हैं क्योंकि अब आप विभिन्न तरीकों को लागू कर सकते हैं:
- उचित कौशल के साथ सही प्रतिभा को किराए पर लेना और बनाए रखना
- तकनीकी समाधानों का लाभ उठाएं
- लाभ प्राप्ति प्रबंधन के साथ प्रयोग
- चुस्त प्रक्रियाओं को स्वीकार करें (नीचे देखें)
- प्रबंधन निष्पादन के साथ रणनीति तैयार करना कनेक्ट करें।
कंपनी में आप कहां खड़े हैं, इसके आधार पर, आप एंटरप्राइज़ प्रोजेक्ट प्रबंधन या EPMO की भी सिफारिश कर सकते हैं। यह एक केंद्रीकृत व्यापार उपकरण है जो कॉर्पोरेट प्रशासन और परियोजना पोर्टफोलियो प्रबंधन के लिए समर्थन तंत्र के एक विविध सरणी का उपयोग करते हुए, रणनीति और उद्यम के बीच की खाई को पाटता है।
2. महत्वपूर्ण मील के पत्थर को परिभाषित करें
हर परियोजना को क्षणों द्वारा परिभाषित किया जाता है, चुस्त प्रथाओं की एक श्रृंखला जो अंततः एक तैयार उत्पाद को जन्म देगी। कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप किस प्रकार के प्रयास पर काम कर रहे हैं, पूरी बात खुशी से दो चीजों पर आधारित होगी: मुख्य चरण और उप-चरण।
प्राथमिक चरणों में शुरुआत, योजना, क्रियान्वयन और समापन शामिल होंगे। उप-चरण वे छोटी चीजें हैं जिन्हें आप अपनी टीम के साथ समन्वयित करते हैं, जिसमें ग्राहकों की जरूरतों को समझने से लेकर तकनीकी दस्तावेज लिखने तक की जरूरत होती है। यह सफल परियोजना प्रबंधन का व्यक्तिीकरण है।
हर महत्वपूर्ण मील का पत्थर नीचे रखें, क्योंकि यह एक प्रभावी संकेतक के रूप में काम करेगा यदि आप और आपकी टीम सफलता प्राप्त कर रहे हैं।
3. परियोजनाओं के महीन बिंदुओं का अध्ययन करें
एक घर का निर्माण एक ही रास्ता हो सकता है अगर कोई मजबूत नींव है। परियोजना योजना का भी यही सच है; सूक्ष्मता से बारीक बिंदुओं का अध्ययन किए बिना, फिर आप एक ठोस परियोजना का उत्पादन नहीं करेंगे। एक तारकीय नींव के बिना एक घर की तरह, आपकी परियोजना डगमगाने, डूबने और अनिवार्य रूप से फंस जाएगी।
इसलिए, यह सुनिश्चित करने के लिए कि योजना प्रभावी है, आपको इन चालों को अपने प्रबंधन में शामिल करने की आवश्यकता है:
- ग्राहकों के लक्ष्यों को परिभाषित करें
- कंपनी के उद्देश्य की रूपरेखा
- परियोजना में हितधारकों की पहचान करना
- समझें कि उनके हित क्या हैं
- शुरू से अंत तक उनकी उम्मीदों को जानें।
एक और बात: एक इन-प्रोजेक्ट प्रोजेक्ट रणनीति में प्रत्येक टीम के सदस्य की भूमिकाएं और जिम्मेदारियां शामिल होनी चाहिए। जो हमें हमारे अगले बिंदु पर लाता है।
4. टीम के सदस्यों की ताकत और कमजोरियों को पहचानें
जैसा कि कहा जाता है, आप वह कंपनी हैं जिसे आप रखते हैं। यह सदियों पुरानी कहावत प्रबंधन पर भी लागू होती है!
व्यवसाय अपने कर्मचारियों की ताकत दिखाने और अपनी कमजोरियों को छिपाने के द्वारा जीवित रहते हैं और पनपते हैं। आपको उसी मानसिकता को अपनाने की जरूरत है जब आप असाइनमेंट, कार्यों और जिम्मेदारियों को सौंप रहे हैं।
बेसबॉल से लेकर एनालिटिक्स तक, एक गेम से पहले, मैनेजर यह निर्धारित करेंगे कि कौन किसके खिलाफ और किसके खिलाफ एक्सेल करता है। ठीक है, अपनी बॉल कैप लगाओ और देखो कि सैली द इंजीनियर, जॉनी द लिंगुइस्ट, बिली द टेक विजार्ड और सूसी द नंबर क्रंचर आपकी योजनाओं में कैसे फिट होते हैं।
संकेत: उन उपनामों को आपको वह सब कुछ बताना चाहिए जो आपको जानना चाहिए!
5. ब्रॉड कम्युनिकेशन बनाए रखें
संचार, संचार, संचार। यह एक पेशेवर कौशल है जिसकी आज के अल्ट्रा-प्रतिस्पर्धी और भयंकर श्रम बाजार में कमी है।
किसी भी हिचकी के बिना किसी परियोजना का प्रबंधन करने के लिए, आपको इसमें शामिल सभी पक्षों के बीच प्रभावी संचार की आवश्यकता होती है: ग्राहक, हितधारक, टीम के सदस्य और परियोजना प्रबंधक। क्या संचार क्षेत्र में कोई समस्या हो सकती है, तब '' ठीक है, आपने मुझे यह नहीं बताया था '' के मुद्दों पर अंधाधुंध हमले किए जाएंगे! या 'हाँ, ठीक है, आपको मुझे बताना चाहिए था!'।
अंततः, संचार की लाइनें हमेशा खुली होनी चाहिए, लगातार काम की जानी चाहिए और उपयोग के लिए तैयार होनी चाहिए।
तो, आप यह कैसे सुनिश्चित करते हैं कि संचार ठीक से काम कर रहा है? यहां कुछ सलाह हैं:
- किसी भी नए घटनाक्रम के बारे में एक ही पृष्ठ पर सभी को रखते हुए परियोजना की स्थिति रिपोर्ट लिखें
- हर वर्कवेक की शुरुआत और अंत में सामान्य संचार बैठकें करें
- स्वतंत्र रूप से बोलने के लिए किसी को भी सवाल या चिंताओं के साथ अनुमति देने के लिए एक ओपन-डोर पॉलिसी बनाए रखें
- 'ऑन-द-ए-ज़रूरत-से-जानने का आधार' खोदें, क्योंकि संभावना है कि आप भूल जाएंगे कि यह क्या है।
अप्रभावी संचार अक्सर परियोजना विफलताओं, विलंबित सबमिशन और शायद बजट सीमाओं को पार कर जाएगा।
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सदस्यता लें6. अपनी टीम को प्रेरित करें
अच्छे प्रबंधन की एक विशेषता नेतृत्व है।
अच्छा नेतृत्व क्या है? एक के लिए, अपने अधीनस्थों को प्रेरित करने की क्षमता। यह हासिल करना एक कठिन बात हो सकती है क्योंकि हर कोई एक ही शब्द, भौतिक भाव, कॉर्पोरेट लक्ष्यों और विचारों से प्रेरित नहीं होता है। यह एक आकार-फिट-सभी दृष्टिकोण को त्यागने और बोर्ड पर प्रत्येक व्यक्ति को अपनी प्रबंधन शैली को दर्जी करने में आपकी भूमिका है।
यहाँ कुछ विचार करने के लिए विचार कर रहे हैं:
- कार्यालय के दलों, उपहार कार्ड, प्रतियोगिता और मौखिक प्रशंसा के साथ अपने कर्मचारियों के लिए प्रशंसा दिखाएं
- कंपनी में अपने कौशल और उन्नति के अवसर प्रदान करते हैं
- ईमानदारी से और नियमित रूप से संवाद करें; कर्मचारियों को अंधेरे में रहने और अनुमान लगाने का खेल खेलने से नफरत है
- वरिष्ठ अधिकारियों और प्रवेश स्तर के श्रमिकों के बीच संबंधों को बढ़ावा देता है
- स्वतंत्रता को प्रोत्साहित करें और श्रमिकों को आत्म-प्रबंधन करने का विकल्प प्रदान करें।
7. कर्मचारी बजट प्रबंधन कौशल
क्या आपकी परियोजना आगे बढ़ेगी, अगले चरण तक आगे बढ़ेगी और पूरी होगी? आप 'हां' कहना चाहते हैं, लेकिन यह बजट पर निर्भर करता है।
निश्चित रूप से, एक बड़े बहुराष्ट्रीय निगम के पास परियोजना के माध्यम से प्राप्त करने के लिए अपार संसाधन होंगे। हालांकि, अधिकांश कंपनियां - बड़े और छोटे - अपने बेल्टों को कसते हैं और डॉलर की एक सीमित मात्रा के दायरे में काम करते हैं [या यहां पसंद की मुद्रा डालें]। यह परियोजना प्रबंधक पर बहुत दबाव डाल सकता है और वह सब कुछ भ्रष्ट कर सकता है जिसे उसने आज तक योजना बनाई है।
हालांकि यह करने के लिए है? जब तक आप इन पांच उपकरणों को लागू करते हैं, आप नियंत्रण में रह सकते हैं:
- हमेशा सहज हमलों या आश्चर्य की लागत का कारक
- थाह जो हितधारकों को वास्तव में चाहिए और चाहते हैं
- सुनिश्चित करें कि सभी को जवाबदेह ठहराया जाए, साथ ही किसी भी बदलाव के बारे में बताया जाए
- प्रमुख प्रदर्शन संकेतक (KPI) विकसित करें जो दीर्घकालिक लक्ष्यों को प्राप्त करने की आकांक्षा रखते हैं
- जब आवश्यक हो, पुनरीक्षण, पुनरीक्षण और समीक्षा करें।
याद रखें: यदि आप पैसे का प्रबंधन करते हैं, तो डॉलर का पालन होगा।
8. बैठकें आयोजित और केंद्रित रखें
बहुत सारे नकारात्मक प्रेस ने बैठक को घेर लिया है। आम सहमति अटूट है कि बैठक समय की बर्बादी है और जो लोग इन पावों का नेतृत्व करते हैं वे एक घंटे या दो घंटे के लिए खुद को बोलते और वादियों को चिल्लाते हुए सुनना पसंद करते हैं।
लेकिन बच्चे को स्नान के पानी के साथ क्यों टॉस करें? यह इतना नहीं है कि बैठक व्यापार के लिए खराब है; यह है कि इसका सही उपयोग नहीं किया जाता है।
एक प्रोजेक्ट मैनेजर के रूप में, जो क्लिच का उच्चारण करने में बहुत व्यस्त है - 110%, प्रतिमान बदलाव और बॉक्स के बाहर सोच - आप चाहते हैं कि आपकी बैठकें गहराई से लेकिन बिंदु तक हों। यह संचार के बारे में पिछले बिंदु में भी शामिल है।
हर बैठक का लक्ष्य कुछ विषयों पर चर्चा करना है, जो संगठित और केंद्रित रहकर हासिल किए जा सकते हैं। 45 मिनट के इस मिलन के अंत में, एक सवाल पूछा जाना चाहिए: क्या सभी जानते हैं कि यह बैठक किस बारे में थी?
9. सॉफ्टवेयर टूल्स का उपयोग करें
कुत्ता अब आदमी का सबसे अच्छा दोस्त नहीं है। यह तकनीक है।
व्यवसाय की दुनिया ने बदलती परिस्थितियों के लिए एक अविश्वसनीय काम किया है, डिजिटल उपकरणों को आगे बढ़ाया है और अधिकतम लाभ प्राप्त करने के लिए इन अवसरों को अधिकतम किया है। बेशक, कुछ आउटलेयर हैं, लेकिन अधिकांश कंपनियां काम करने के लिए नवीनतम और सर्वश्रेष्ठ हार्डवेयर और सॉफ्टवेयर का उपयोग कर रही हैं।
आप, एक परियोजना प्रबंधक के रूप में, यह भी कर सकते हैं।
वहाँ बहुत सारे सॉफ्टवेयर हैं जो आपकी प्रबंधन शैली को पूरक कर सकते हैं। सबसे अच्छा कार्यक्रम एक ऐसी चीज है जो सहयोग, समय प्रबंधन, संचार, योजना और दस्तावेज़ को एक एकल पारिस्थितिकी तंत्र में साझा करता है।
क्या उपयोग करना है की अनिश्चित? यहां कुछ सुझाव दिए गए हैं, जो बजट के अनुकूल हैं (उन्नयन के लिए एक विकल्प के साथ मुफ्त) और सॉफ्टवेयर लाभ की एक विस्तृत श्रृंखला के साथ आते हैं:
- Trello
- ढीला
- आधार शिविर
- Wrike
- Podio
समाप्त होने पर समीक्षा करें
अंत में, परियोजना की संपूर्ण समीक्षा करना महत्वपूर्ण है। हम केवल तैयार उत्पाद के बारे में बात नहीं कर रहे हैं और यह सुनिश्चित कर रहे हैं कि हर लक्ष्य, आवश्यकता और कार्य पूरा हो गया है। इसके बजाय, आपको प्रत्येक चरण की जांच करने, प्रत्येक उप-चरण का आकलन करने और अपने परियोजना प्रबंधन कौशल का आत्मनिरीक्षण करने की आवश्यकता होगी (क्या वे सबसे अच्छे थे जो वे हो सकते हैं, या सुधार के लिए जगह है?)।
शुरुआत, योजना, क्रियान्वयन और समापन की समीक्षा करके, आप किसी चीज में सुधार कर सकते हैं, उसकी प्रभावकारिता बनाए रख सकते हैं या कार्रवाई का सबसे अच्छा कोर्स स्थापित कर सकते हैं।
और क्या आपको पता है? यह उन सभी का सबसे अच्छा सीखने का उपकरण है।
विशेषज्ञों ने परियोजना प्रबंधकों की तुलना शास्त्रीय कंडक्टरों से की है। ऑर्केस्ट्रा निर्देशक प्रत्येक वायलिन वादक, सेलिस्ट और ट्रॉम्बोन को एक विस्तृत स्कोर में प्रत्येक नोट का पालन करने और निष्पादित करने के लिए मार्गदर्शन करता है। परियोजना प्रबंधक के पास अपने कंधों पर दुनिया का वजन होगा, लेकिन इस प्रकार का दबाव है जो करियर बनाएगा या तोड़ देगा।
क्या आप इकारस की तरह होंगे और केवल सूरज की वजह से अपने पंखों को बाहर निकलते हुए देखने के लिए आसमान पर चढ़ेंगे? या आप अपने आप को नाइके, ग्रीक देवी के रूप में मॉडल करेंगे, और सफलता का व्यक्तिीकरण होगा?
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